Beiträge

gemeinsamer Termin- und Aufgabenplaner

Werkzeug, mit dem Sie online die Termine für gemeinsame Treffen planen und festlegen können, wer bis wann welche Aufgaben ausführt



Abb.  Beispiel eines Termin- und Aufgabenplaners


Workshop: Mit Hilfe des Internets konstruktiv zusammenarbeiten

Nutzen Sie das Werkzeug ganz allgemein zur konstruktiven Zusammenarbeit mit den anderen Netzwerkteilnehmern, beispielsweise indem Sie sich mit den anderen auf Termine für gemeinsame Treffen (z. B. im Chat) abstimmen oder festlegen, wer bis wann welche Aufgaben ausführen soll.

Ihre Termine können Sie auch mit Hilfe geeigneter, via Web nutzbarer Unified-Messaging-Dienste (UMS) oder Skype festlegen. Das hat auch den Vorteil, daß nicht nur registrierte Netzwerkteilnehmer sich an der Kooperation beteiligen können, sondern beliebige Teilnehmer innerhalb des World Wide Web.

Grundlegende Funktionen:

  • Termine/Aufgaben können für einzelne Personen und Gruppen vergeben werden
  • Einzel- und Gruppentermine können mit dem Terminplaner schnell und einfach angelegt und per E-Mail oder RSS-Feed an die Gruppenmitglieder verteilt werden
  • den Terminen/Aufgaben können Kategorien/Prioritäten zugeordnet werden
  • Benutzer kann Terminvorschlag ablehnen
  • Zugriffsrechte für Termineintragungen/ -änderungen/ -löschungen
  • Zugriffsrechte nach Terminplanerdateien/Kategorien/Benutzergruppen
  • Termine/Aufgaben für Aktivitäten, die häufiger anfallen, können so gespeichert werden, daß sie bei Bedarf wiederholt ausgeführt werden können
  • die Kalenderansichten können zwischen Tages-, Monats- und Wochenansicht umgeschaltet werden
  • für Termine/Aufgaben können Stichwörter vergeben werden
  • Terminkonflikte/ -überschneidungen können angezeigt werden
  • Termineinladungen (wahlweise mit Bestätigungspflicht)
  • es können Dateien/Dokumente an bestimmte Termine/Aufgaben angehängt werden bzw. es kann auf die (auf einem Server im Internet oder im lokalen Dateisystem gespeicherten) Dateien/Dokumente per Hyperlink verwiesen werden
  • automatische Verschiebung unerledigter Termine
  • Suche nach Terminbezeichnung/Stichwörtern/Kategorien
  • die Bezeichnung/Stichwörter/Kategorien und die Inhalte der Termine/Aufgaben können mit Hilfe einer Suchfunktion nach Stichwörtern durchsucht werden
  • die Termine/Aufgaben können leicht durchsuchbar archiviert werden
  • automatische Erinnerungsfunktion per E-Mail (verpasste Termine anzeigen)
  • Benachrichtigungen informieren aktiv über neue/geänderte Termine
  • Feiertage können vorgegeben werden
  • verschiedene Zeitzonen
  • Termine/Aufgaben können in die Formate gängiger lokaler Termin- und Aufgabenmanager (Outlook, EssentialPIM Pro,…) exportiert bzw. von diesen Programmen importiert werden
  • Termine können gezielt ausgewählt und ausdruckt werden
    Tätigkeitsreports/Terminreports, Druck nach Terminkategorie, Druck nach Anwendergruppen/Einzelbenutzer

Was können Sie mit diesem Werkzeug tun ? 

Sie können:

  • mit den jeweiligen Netzwerkteilnehmern die Termine für gemeinsame Treffen (z. B. im Chat) planen und festlegen, wer bis wann welche Aufgaben ausführt

  • gemeinsame Projekte planen, organisieren und durchführen 

  • über ein entsprechendes Web-Formular Termine eintragen und die Termine bestimmten Teilnehmern (einer Gruppe) zuordnen

    Hinweis
    Die betreffenden Netzwerkteilnehmer erfahren von dem Termin entweder beim nächsten Einloggen oder werden automatisch per E-Mail informiert.
     

  • die eingetragenen und für Sie relevanten Termine jederzeit online einsehen; die Termine können beispielsweise durch einen kurzen Text und/oder durch an den Termin angehängte Dokumente/ Dateien näher beschrieben werden 

  • sich und die betreffenden Netzwerkteilnehmer per E-Mail an wichtige Termine erinnern und bezüglich neuer/geänderter Termine informieren lassen

  • Termine und Aufgaben so organisieren, daß sie schnell und gezielt abrufbar sind

    Hinweis
    Ihre individuellen Kontaktdaten zu einem Netzwerkteilnehmer und alle E-Mails, Termine, Aufgaben, Notizen, bereits geführte Gespräche und Diskussionen usw., die im Zusammenhang mit dieser Person stehen, können Sie mit Ihrem lokalen Termin- und Kontaktmanager planen (MS Outlook, EssentialPIM Pro,…) – es bedarf dazu also nicht zwingend weiterer Anwendungsprogramme.
     

Welchen Nutzen bringt Ihnen die Anwendung dieses Werkzeuges ?

Mit Hilfe des online verfügbaren Termin- und Aufgabenplaners können Sie mit den anderen Netzwerkteilnehmern relativ zeit- und ortsunabhängig Termine und Aufgaben managen.

Terminänderungen oder Änderungen in der Aufgabenverteilung lassen sich schnell und einfach vornehmen. Informationen zu den einzelnen Terminen/Aufgaben können einfach erstellt, verteilt und verwaltet werden. 

Indem Sie die gemeinsamen Termine/Aufgaben online verfügbar machen, sparen Sie sich den Aufwand, alle Teilnehmer direkt, beispielsweise via E-Mail, zu informieren.

Wie können Sie durch die Anwendung dieses Werkzeuges für alle Netzwerkteilnehmer einen Nutzen stiften ?

Da alle Netzwerkteilnehmer auf den gemeinsamen Termin- und Aufgabenplaner zugreifen und Einträge bearbeiten können, ist es möglich, zusätzliche Besprechungen und Diskussionen oder Änderungen den anderen Teilnehmern schnell und einfach zugänglich zu machen. So ist es möglich, Terminüberschneidungen oder ähnliches schnell herauszufinden und allen Beteiligten so viel Zeit und Aufwand zu sparen.

Hinweis
Dieser Blog-Eintrag ist ein Teil aus meinem Lehrgang "Netzwerkkompetenz – wie ?". In der Lehrgangsversion sind noch viele Links zu praktischen Beispielen,  die ich im Lehrgang beschreibe und die zur Anwendung des hier beschriebenen Werkzeugs passen.